KVKK Aydınlatma Metni

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında; FonFin ana sitesi ziyaretçilerini, kurumsal demo ve iletişim talebinde bulunan kişileri, platform (platform.fonfin.ai), geliştirici portalı (developer.fonfin.ai) ve API (api.fonfin.ai) kullanıcılarını kişisel verilerinin işlenmesi hakkında bilgilendirir.

Aydınlatma, açık rızadan ayrı bir bilgilendirmedir. Bu metni okumak veya siteyi ziyaret etmek, ayrıca açık rıza gerektiren işlemler için onay verdiğiniz anlamına gelmez.

1. Veri Sorumlusu

SyntheticVis Araştırma Geliştirme ve Yazılım LTD ŞTİ ("Şirket"), MERSİS: 0788115166600001, Mimar Sinan Mahallesi, 1395 Sokak, İlkay No: 42, İç Kapı No: 18, Konak / İzmir / Türkiye. E-posta: info@syntheticvis.com

2. İşlenen Kişisel Veriler

• Kimlik ve iletişim: ad soyad (paylaşılmışsa), e-posta adresi.
• Hesap ve erişim: hesap kimliği, e-posta doğrulama ve yönetici onayı durumu, platform ve API erişim yetkileri, lisans ve demo kayıtları, kayıt ve son giriş zamanları.
• Platform kullanımı: çalışma alanı ve grafik ayarları, oluşturulan PDF raporlar, AI Asistan sohbet geçmişi (siz silene kadar), beğendiğiniz soru-cevaplar.
• API kullanımı: anahtar adı, görünür öneki, yetki kapsamları, geçerlilik, oluşturma, yenileme, son kullanım ve iptal bilgileri; anahtarın kendisi yerine geri döndürülemez özeti. Anahtar ve gün bazında istek, hata, rapor, izahname ve token sayıları; bakiye hareketleri ve kullanım tutarları; 7 günlük istek metaverisi; Sohbet API soru ve yanıt metinleri (konuşmanın sürdürülebilmesi için).
• İşlem güvenliği: IP adresi, tarayıcı/istemci bilgisi, istek zamanı, istenen adres ve yanıt durumu içeren sistem kayıtları; kötüye kullanım ve güvenlik sinyalleri (ör. kurallara aykırı sorgu girişimleri) ile ilgili moderasyon kayıtları.
• Satın alma ve fatura (kartla paket satın alırsanız): fatura tipi; bireyselde ad soyad ve isteğe bağlı TC kimlik numarası, kurumsalda unvan, vergi numarası ve vergi dairesi; adres, il ve ilçe; e-posta adresi. Sipariş kayıtları: sipariş numarası, paket, dönem, tutar, tarih, ödeme sonucu, otomatik yenileme tercihi ve kesilen faturanın numarası. Kart numarası ve kart bilgileri bize gelmez; otomatik yenileme için bankanın verdiği kayıtlı kart anahtarı (kart numarası değildir) saklanır.
• Demo, iletişim ve destek: bize ilettiğiniz ad, kurumsal iletişim bilgileri, kurum ve görev bilgisi (paylaşıldıysa), talebin içeriği ve yazışmalar.
• Tercihler: tarayıcıda saklanan tema ve görünüm seçimleri. Çerez ve benzeri teknolojilere ilişkin ayrıntılar Çerez Politikası’nda açıklanır.

3. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

• Üyelik oluşturma, hesap doğrulama ve yönetici onayı; platform ve API hizmetinin sunulması — sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m.5/2-c).
• API anahtarlarının doğrulanması, hız sınırlarının uygulanması, kullanımın ölçülmesi ve faturalanması — sözleşmenin ifası (m.5/2-c) ve hukuki yükümlülük (m.5/2-ç).
• Hesap ve servis güvenliği, yetkisiz erişimin ve kötüye kullanımın önlenmesi, hata incelemesi — temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat (KVKK m.5/2-f).
• AI Asistan ve Sohbet API yanıtlarının üretilmesi — sözleşmenin ifası (m.5/2-c).
• Beğenilen soru-cevaplarla asistan kalitesinin iyileştirilmesi — meşru menfaat (m.5/2-f).
• Paket satışı, ödemenin alınması ve otomatik yenileme (seçtiyseniz) — sözleşmenin kurulması ve ifası (m.5/2-c).
• Faturalandırma: e-arşiv/e-fatura düzenlenmesi ve Vergi Usul Kanunu ile ilgili mevzuattaki belge düzenleme ve saklama yükümlülükleri — hukuki yükümlülük (m.5/2-ç).
• Mali ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, uyuşmazlıklarda hakların korunması — m.5/2-ç ve m.5/2-e.
• Talebiniz üzerine demo görüşmesinin planlanması ve hizmet öncesi sorularınızın yanıtlanması — sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olduğu ölçüde m.5/2-c; diğer destek ve iletişim taleplerinin yönetimi — temel haklarınıza zarar vermemek kaydıyla m.5/2-f. Bir demo veya destek talebi, tek başına pazarlama iletişimi onayı sayılmaz.

4. Toplama Yöntemi

Kişisel veriler; ziyaret ettiğiniz sayfalar ve güvenlik kayıtları, kayıt ve giriş formları, platform ve portal arayüzleri, API istekleri, e-posta ile ilettiğiniz demo veya destek talepleri ve tarayıcıdaki tercih kayıtları aracılığıyla elektronik ortamda, otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanır.

5. Aktarım

Kişisel veriler, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak aşağıdaki hizmet sağlayıcılara aktarılır:

• Google Cloud ve Firebase: kimlik doğrulama, veri tabanı, sunucu, dosya depolama, sistem kayıtları ve etkin olduğu ortamlarda App Check / reCAPTCHA ile kötüye kullanımın önlenmesi.
• Model sağlayıcısı (Anthropic PBC veya OpenAI; hizmette hangisinin kullanıldığı yapılandırmaya bağlıdır): AI Asistan ve Sohbet API’ye gönderdiğiniz soru ve konuşma bağlamı ile yanıt üretimi için seçilen fon, belge, piyasa veya haber verileri, yanıtın üretilmesi amacıyla iletilir. Sorularınıza gereksiz kişisel veri, özel nitelikli kişisel veri veya üçüncü kişilere ait gizli bilgi eklemeyin.
• Türkiye İş Bankası A.Ş. (sanal POS): yalnız ödeme işlemleri için; sipariş numarası ve tutar iletilir. Kart bilgileri bankanın güvenli ödeme sayfasında girilir; FonFin'e iletilmez ve saklanmaz.
• İşNet (NetteFatura; e-fatura/e-arşiv entegratörü) ve Gelir İdaresi Başkanlığı: faturanın düzenlenmesi, alıcıya iletilmesi ve mevzuat gereği bildirilmesi için fatura bilgileri (ad soyad veya unvan, TC kimlik ya da vergi numarası, vergi dairesi, adres, il/ilçe, e-posta) ile tutar ve paket bilgisi.
• Google Workspace (SyntheticVis kurumsal e-posta altyapısı): ödeme, yenileme hatırlatması ve iptal e-postalarının gönderilmesi için e-posta adresiniz ve e-postanın içeriği (paket, tutar, tarih, sipariş numarası).
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: hukuki yükümlülük hâlinde.

Veriler bu sağlayıcılar dışında üçüncü kişilere satılmaz veya pazarlama amacıyla aktarılmaz.

6. Yurt Dışına Aktarım

Veri tabanı ve sunucularımız Avrupa Birliği'nde (Belçika ve Hollanda bölgeleri) çalışır. Bununla birlikte kimlik doğrulama kayıtları ile platformda oluşturulan PDF raporlar Google altyapısında Amerika Birleşik Devletleri'nde, AI Asistan ve Sohbet API istekleri model sağlayıcısı (Anthropic PBC veya OpenAI) tarafından Amerika Birleşik Devletleri'nde işlenir. Ödeme ve abonelik e-postaları Google Workspace altyapısı üzerinden gönderilir; bu altyapının sunucuları yurt dışında bulunabilir. Ödeme (Türkiye İş Bankası) ve fatura (İşNet, Gelir İdaresi Başkanlığı) aktarımları yurt içindedir.

Yurt dışına aktarım KVKK'nın 9. maddesi hükümlerine tabidir ve yalnız yukarıda belirtilen hizmetlerin sunulması amacıyla yapılır.

Bu aydınlatma metni, yurt dışına aktarım için açık rıza veya aktarım sözleşmesi yerine geçmez. Aktarım düzenine ilişkin bilgi taleplerinizi aşağıdaki başvuru kanallarından iletebilirsiniz.

7. Saklama Süreleri

• Hesap ve platform verileri: hesabınız açık olduğu sürece. Hesabınızı sildiğinizde hesap, ayarlar, sohbet geçmişi, raporlar ve API anahtarları silinir; beğenilen soru-cevaplar ve moderasyon kayıtları kimliğinizden ayrılarak anonim hâle getirilir.
• AI Asistan iş kayıtları: 7 gün. Sohbet API'ye gönderdiğiniz soru metni ve üretilen yanıt metni, konuşmanın önceki yanıt kimliğiyle sürdürülebilmesi için 7 gün saklanır ve bu sürenin sonunda silinir; hesabınızı silerseniz daha önce silinir. Kötüye kullanım şüphesiyle işaretlenen isteklerin metni moderasyon kaydında tutulur.
• API istek geçmişi: istek kimliği, anahtar öneki, uç, yöntem, durum, süre, hata kodu ve zaman bilgisi 7 gün. Bu geçmişe istek/yanıt gövdesi, sorgu parametreleri, IP adresi veya API anahtarının tamamı yazılmaz. Bu kayıtlar, kullanım ve faturalama kayıtlarından ayrıdır.
• Sistem ve güvenlik kayıtları: 30 gün.
• Fatura ve sipariş kayıtları (faturadaki fatura bilgileri dahil): ödemesi alınmış siparişlerde vergi mevzuatının öngördüğü süre boyunca; hesabınızı silseniz de bu süre dolana kadar saklanır. Ödemesi alınmamış veya başarısız siparişlerde siparişe kopyalanan fatura bilgileri ve e-posta adresi, siparişin sonuçlanmasından 30 gün sonra silinir.
• Hesap kapanış kaydı: hesabınızı sildiğinizde, silinmiş hesaba ödeme veya erişim hakkının yeniden tanımlanmasını önlemek için yalnız kullanıcı kimliğiniz ve silme zamanı tutulur; bu kayıt, ilgili fatura ve sipariş kayıtlarının saklama süresi boyunca saklanır.
• Fatura bilgisi formu (kayıtlı fatura bilgileriniz) ve kayıtlı kart anahtarı: hesabınız açık olduğu sürece; hesabınızı sildiğinizde silinir.
• API kullanım ve faturalama kayıtları: ilgili mali mevzuatın öngördüğü süre boyunca.
• Model sağlayıcısına (Anthropic veya OpenAI) iletilen istekler: sağlayıcının kendi saklama politikasına tabidir. Konuşmanın sürdürülmesi için sağlayıcı tarafında konuşma kaydı tutturmayız; sürdürme yukarıdaki 7 günlük kendi kaydımızla yapılır.
• Demo ve destek yazışmaları: talebin karşılanması ve takibi için gerekli süre; ilgili bir hukuki yükümlülük veya uyuşmazlık varsa bunun gerektirdiği süre boyunca. Başvurunuzda ilgili yazışmaların silinmesini talep edebilirsiniz.

Süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

8. Haklarınız

KVKK m.11 kapsamında; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini ve KVKK m.7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurunuzu yukarıdaki şirket adresine yazılı olarak veya daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden info@syntheticvis.com adresine iletebilirsiniz. Başvuruda kimliğinizi doğrulayabilecek bilgiler, yanıt almak istediğiniz iletişim adresi ve talebiniz yer almalıdır. Gereksiz kişisel bilgi veya hesap şifresi göndermeyin; gerektiğinde kimlik doğrulaması için ek bilgi istenebilir. Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde yanıt verilir. Başvurular kural olarak ücretsizdir; ayrıca maliyet gerektiren işlemlerde Kurulun belirlediği tarife uygulanabilir.